Planejamento de eventos

Quando pensamos em evento, pensamos na venda de um sonho, é algo intangível que você irá oferecer a um consumidor, é com certeza uma promessa que você não pode deixar de cumprir.

Abaixo segue um resumo geral sobre eventos, é claro que gerir um evento é muito mais complexo do que abaixo citado, porém, já dá para termos uma base.

O QUE É EVENTO – É um SERVIÇO. Eventos são todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo.

TIPOS DE EVENTO: Mundial (mínimo todo o continente), Internacional (mínimo 20% de cada continente e 3 paises), Brasileiro, Latino Americano, Regional e Municipal.

CLASSIFICAÇÂO QUANTO A TEMÁTICA: Colóquio, conferência, congresso, convenção (assembléia de indivíduos/reunião), Cursos, Exposições, Feiras, Fóruns (indivíduos de múltiplas entidades), mesa redonda, mostra, painel (esboça panorama de certo assunto), Seminário (grupo de estudos), Simpósio (diversas especialidades reunidas)

CLASSIFICAÇÂO QUANTO AO PUBLICO: Aberto( ex:show no ibirapuera ), fechado (congresso) e misto

CLASSIFICAÇÂO QUANTO A ATIVIDADE: Culturais/artísticos, esportivos/sociais, técnicos/científicos, mercadológicos, religiosos entre outros

CRITÉRIOS DE ESCOLHA: Adequação (ao publico alvo), relação custo-benefício (o gasto não pode ser maior do que o retorno), nível de planejamento e implementação e local de realização do evento (importante ex: se eu fizer em um sitio tenho que alugar ônibus e fica mais caro)

FORMAS DE PARTICIPAÇÃO: Evento próprio, simples participação, patrocínio total, co-patrocínio, apoio e patrocínio de transmissão via veículo

MATERIAL PROMOCIONAL:
- COM RELAÇÂO A DIVULGAÇÂO: Comerciais, programas, folder, flyers, faixas, rádios
- COM RELAÇÂO AO LOCAL DO EVENTO: faixas e placas, uniformes do staff, cenários, displays

METODOLOGIA: Planejamento (briefing), Realização(execução) e Avaliação (pós evento)

ETAPAS DO PLANEJAMENTO:
1- Definir objetivos
2- Elaboração de roteiro
3- Pessoas para execução
4- Patrocinio
5- Canais de comunicação (normalmente nextel / walk-tock)
6- Material a ser usado (físico)
7- Normas e procedimentos do evento
8- Sistema de controle e acompanhamento durante o evento
9- Organização de Evento.